Za početak jasno upišite adresu primaoca i naslov e-maila. Naslov e-maila služi kako bi u par riječi formulirali temu e-maila. Naslov e-maila je jako važan kako bi ga primatelj mogao prepoznati i znati o čemu se radi, te kako ga ne bi izbrisao misleći da su reklame ili da je nešto neinteresantno.

E mail pismo uvijek treba početi sa pozdravom, a završiti sa potpisom. Pozdrav možete započeti sa riječima poput Poštovani ili Cijenjeni, itd. Ispod pozdrava treba napisati uvod kojim ćete primatelja maila uvesti u osnovni sadržaj pisma.

Pravilno napisano e mail pismo treba biti napisano kratko, jasno i ljubazno. Pisanje e-maila ne bi trebalo biti opširno i detaljno. E mail napišite u najkraćim crtama, a ukoliko je nešto jako važno, onda taj opis možete dodati u attachment. Pismo treba biti stilski i gramatički uređeno, a kako bi bilo preglednije možete ga razdvojiti u par odlomaka.

Zaključak pisma mora jasno naglašavati što želite postići tim pismom. Na kraju pisma trebate staviti svoj potpis koji treba uključivati tvrtku za koju radite i vaš službeni kontakt.